河南省档案馆数字档案资源共享管理暂行办法

时间：2019-11-18

第一章 总 则

第一条 为推进全省数字档案资源的整合和共享，有效开发利用数字档案资源，全面提升档案服务水平，根据相关法律、法规和规章， 结合我省实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于我省各级国家综合档案馆（以下简称综合档案馆）和省直档案移交进馆单位（以下简称档案移交单位）。

第三条 本办法所称数字档案资源是指综合档案馆馆藏的电子档案和纸质档案数字副本。

本办法所称的数字档案资源共享是指综合档案馆利用开放的数字档案资源直接或间接为利用人提供服务的行为，也包括河南省档案馆直接为档案移交单位提供数字档案资源服务的行为。

第四条 数字档案资源共享应当遵循统筹规划、权责清晰、便民快捷、保证安全的原则。

第五条 河南省档案馆负责数字档案资源共享的统筹规划、组织协调,发挥龙头作用，带动省、市、县（区）三级综合档案馆开展开放数字档案资源的远程利用工作。

第六条 基于“谁提供，谁负责”的原则，综合档案馆负责提供本馆开放数字档案资源。

第七条 本着共建共享的原则，综合档案馆提供数字档案资源的远程利用服务并签署《河南省数字档案资源远程利用服务承诺书》（见附件）。

第二章 数字档案资源共享平台

第八条 河南省档案馆负责全省数字档案资源共享平台（以下简称共享平台）建设，将其部署在省政务外网上，为综合档案馆提供数字档案资源发布、管理和远程利用等服务。

第九条 河南省档案馆负责制定统一的开放数字档案数据标准， 包括档案目录数据结构、档案全文格式要求等。

第十条 有条件的综合档案馆可按照共享平台的相关要求，实现本馆档案管理系统与共享平台的对接。

第三章 数字档案资源发布

第十一条 数字档案资源按照共享类型可以分为无条件共享、有条件共享二种类型。共享内容包括目录共享与全文共享。

无条件共享数字档案资源包括：形成之日就向社会开放的；自形成之日起满 30 年，经鉴定可向社会开放的；未满 30 年，经鉴定可提前向社会开放的。

有条件共享数字档案资源包括：依据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，只能提供给特定需求方利用的。

第十二条 综合档案馆应当按照河南省档案馆的统一部署和本馆

的实际情况，成立鉴定组织，制定鉴定流程，履行审批手续，积极开展本馆档案开放鉴定工作。

第十三条 档案开放鉴定以件为单位，逐个对档案的目录、内容、完整程度、利用价值等进行具体分析和详细审查，确定是否能够开放，

做好开放与划控工作。

档案开放鉴定工作的主要程序：制定工作方案，开展鉴定工作， 开放鉴定报告审批。

（一）工作方案的内容包括需鉴定档案的数量、种类、鉴定的标准、工作分工、进度安排等；

（二）开放鉴定工作包括初审、复审和终审三个步骤，形成开放鉴定工作报告；

（三）开放鉴定工作报告通过审批后，应以档案馆名义向社会发布档案开放公告。

第十四条 共享平台授权各个综合档案馆对本馆发布到共享平台的数据进行管理，包括数据添加、修改、撤回和输出等权限。

第十五条 对于共享需求强烈但尚未完成数字化加工的馆藏档案， 综合档案馆应当尽快的安排档案数字化加工处理，完成开放鉴定流程 后发布至共享平台提供利用。

第十六条 各级档案行政管理机构应当加强数字档案资源共享工作的人才队伍建设。综合档案馆应当配备专门人员负责数字档案资源共享工作。 

第四章 数字档案资源利用服务

第十七条 数字档案资源利用服务包括现场利用和远程利用。数字档案资源现场利用时，综合档案馆为来现场的利用者提供本馆保管的数字档案资源的利用服务。数字档案资源远程利用时，综合档案馆

审核利用者的身份和授权信息，并根据利用者的利用需求，对其他综

合档案馆保管的数字档案资源提出远程利用申请，并根据审批结果向利用者提供相应数字档案资源利用服务，提供出具加盖档案证明电子专用章档案证明，实现异地查询、跨馆出证。

第十八条 提供民生档案专项服务。社会公众可以凭身份证等合法证件在共享平台的任意利用终端进行身份确认后，远程查阅记载有关本人婚姻登记、学籍学历、独生子女、工龄、职称、获奖荣誉、离退休、土地房产权属等民生档案数据。

第十九条 综合档案馆提供的加盖档案证明电子专用章的档案证明，具有与纸质档案同等的法律效力。

第二十条 共享平台提供无偿服务，综合档案馆不得向利用人收取任何费用。

第五章 安全保障

第二十一条 河南省档案馆应当建立健全数字档案资源共享安全管理制度，加强对共享平台的安全管理，建立完善的运行管理维护制度、备份灾难恢复机制和应急处置预案，并按照预案定期开展应急演练，确保平台安全、稳定、可靠运行。

第二十二条 任何单位或者个人不得有下列危害数字档案资源共享安全的行为：

（一）未经授权，对共享平台的应用程序和数据库进行删除或者修改；

（二）故意制作、复制、传播计算机病毒或者以其他方式攻击破坏共享平台；

（三）伪造或者篡改共享平台上的档案数据；

（四）超出授权范围通过共享方式获取数据；

（五）其他违反国家相关安全管理规定的行为。

第六章 附则

第二十三条 本办法由河南省档案馆负责解释。

第二十四条 本办法自发布之日起施行。

附件

 

河南省数字档案资源远程利用服务承诺书

为促进全省数字档案资源共享，方便数字档案利用服务，实现

“就地受理、远程查询、异地出证”目标，本馆自愿加入河南省数字 档案资源远程利用服务体系，认同并遵守以下承诺：

一、服务体系

本馆与其他馆基于河南省数字档案资源共享平台（以下简称共享平台）建立河南省数字档案远程利用服务机制。以利用者首访的省内综合档案馆（甲方）为前台，受理异地查档申请；以数字档案保管单位（乙方）为后台，提供利用者所需数字档案；以共享平台为支撑， 相互配合，协同出证。利用者所查数字档案只要保存在其中某个档案管理部门，即可在甲方就地获取档案证明。

二、适用范围

各级综合档案馆远程提供数字档案信息和档案证明的相关服务。

三、利用保障

本馆设立数字档案远程利用工作岗位，并明确工作人员职责； 本馆接受由省档案馆统一配发的档案证明电子专用章，并确保仅

用于远程出证工作；

本馆接受省档案馆统一颁发的 CA 身份认证 USB KEY 证书，用于数字档案利用等项工作；

本馆配备接入共享平台的专用电脑等设备。

转自：河南档案信息网